Créer un formulaire d'adhésion pour son groupe local
L’objectif de ce document est de configurer un formulaire d’adhésion spécifiquement pour les EEF.
Une aide plus générale sur l'utilisation du logiciel est disponible sur le site de l’éditeur Assoconnect.
En cas de question, n’hésite pas à contacter support-informatique@eclaireurs-evangeliques.fr.
Création d'un nouveau formulaire d'adhésion
Dans Formulaires > Adhésions, l'ensemble des formulaires actuellement publiés sont visibles.
- Si tu n'as pas encore de formulaire d'adhésion, clique sur Créer un formulaire d'adhésion.
- Si tu en as déjà un, tu peux cliquer sur les trois petits points puis sur Dupliquer le formulaire.
Configuration du formulaire
1. Informations générales
C'est ici qu'il faut configurer le nom du formulaire. Il est conseillé d'avoir au moins 2 formulaires différents :
- Inscription jeunes, clôturés au 31 décembre
- Inscription adultes, clôturés au 31 décembre
- éventuellement, 2 formulaires pour les adhésions à partir du 1er janvier
Il est important d'ajouter en pièce jointe à télécharger :
- La fiche sanitaire, à remplir
- Le projet éducatif des EEF (on peut utiliser simplement un lien vers le site national)
- Le projet pédagogique du groupe
- Le RIB du groupe pour les règlements par virement
Proposition pour la description du formulaire
Pour le contenu de la description, tu peux copier-coller les textes ci-dessous et personnaliser la description (il est conseillé de conserver telle quelle la partie droit à l'image).
Proposition pour la description du formulaire
L'inscription comprend [... partie à compléter en fonction du groupe local ...].
En remplissant cette inscription, j'autorise, en tant que responsable légal, mon enfant
- À participer à toutes les activités des EEF
- À pratiquer des activités en autonomie, selon les directives de Jeunesse et Sport
Mon enfant s'engage à participer régulièrement à ces activités.
Je fournis sur papier la fiche sanitaire de liaison (à télécharger ci-dessous) et une photocopie des vaccinations à jour.
Pour les enfants qui sont déjà inscrits sur EEF-Online, veuillez d'abord appuyer sur Se connecter puis sur Mon Compte. Ensuite, vérifier et si nécessaire, actualiser les données personnelles (cliquer pour voir comment faire). Puis revenir sur cette page par le bouton Retour ← du navigateur, et puis commencer l'adhésion avec le bouton J'adhère.
Pour le règlement, merci de privilégier le paiement en ligne, c'est bien moins de travail pour nous. Acceptation de chèques-vacances et de règlement échelonné sur plusieurs fois par chèques datés. Pour des paiements par virement, merci de télécharger le RIB ci-dessous.
Détails du droit à l'image (qui sera à cocher dans le formulaire)
J'autorise l'association des Éclaireurs Évangéliques de France à utiliser les photos et vidéos où j'apparais / où mon enfant apparaît pendant les activités, et à les utiliser même après avoir quitté l'association. Ces images pourront être utilisées par les EEF :
- Pour partager les souvenirs des sorties à l'année et des camps auprès des familles et membres des groupes
- Pour nos réseaux sociaux (Facebook, Instagram, YouTube, ...)
- Comme support communicationnel (site Internet, plaquettes, affiches, relations presse, diaporamas, brochures EEF ainsi que toute publication de l'association)
Les EEF s'engagent à utiliser avec éthique et respect les photos et vidéos de camps/activités, dans le cadre du scoutisme, où des jeunes peuvent apparaître. Nous sommes à l'écoute de toute remarque ou demande sur l'utilisation des images par les EEF à l'adresse communication@eclaireurs-evangeliques.fr.
Les informations recueillies sont nécessaires pour le fonctionnement de l'association. Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des données vous concernant. Pour l'exercer, merci d'adresser un message à secretariat@eclaireurs-evangeliques.fr.
Détail du droit à l'image et notification RGPD
La description du formulaire est aussi le bon endroit pour détailler ce que comprendre le droit à l'image aux EEF.
Détail du droit à l'image et notification RGPD (à ajouter à la fin de la description de l'adhésion)
Détails du droit à l'image (qui sera à cocher dans le formulaire)
J'autorise l'association des Éclaireurs Évangéliques de France à utiliser les photos et vidéos où j'apparais / où mon enfant apparaît pendant les activités, et à les utiliser même après avoir quitté l'association. Ces images pourront être utilisées par les EEF :
- Pour partager les souvenirs des sorties à l'année et des camps auprès des familles et membres des groupes
- Pour nos réseaux sociaux (Facebook, Instagram, YouTube, ...)
- Comme support communicationnel (site Internet, plaquettes, affiches, relations presse, diaporamas, brochures EEF ainsi que toute publication de l'association)
Les EEF s'engagent à utiliser avec éthique et respect les photos et vidéos de camps/activités, dans le cadre du scoutisme, où des jeunes peuvent apparaître. Nous sommes à l'écoute de toute remarque ou demande sur l'utilisation des images par les EEF à l'adresse communication@eclaireurs-evangeliques.fr.
Les informations recueillies sont nécessaires pour le fonctionnement de l'association. Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des données vous concernant. Pour l'exercer, merci d'adresser un message à secretariat@eclaireurs-evangeliques.fr.
2. Tarifs et formules d'adhésions
On y trouve plusieurs groupes, pour :
- Plusieurs formules d'adhésions pour la 1ère, la 2ème ou la 3ème adhésion
- Début de l’adhésion : 01/09 de l’année en cours
- Fin de l’adhésion : 31/09 de l’année suivante (pour que les adhésions soient valables lors de l’AG suivante).
- Plusieurs prestations optionnelles, correspondant aux différents autorisations.
- Éventuellement des ventes de produit pour d'autres éléments
Pour les autorisations, il faut rajouter des prestations optionnelles gratuites. Au minimum :
- En cas d’urgence, j’autorise le responsable de l’Accueil Collectif de Mineurs à prendre toutes mesures rendues nécessaires par l’état de mon enfant
- J'ai pris connaissance du Projet Éducatif et du Projet Pédagogique
- J'autorise mon enfant à être transporté dans les voitures des responsables
- Compagnie à laquelle j’ai souscrit une assurance RC extrascolaire pour mon enfant
Ajouter un tarif ou une formule d'adhésion
Pour ajouter une formulaire d'adhésion, cliquer sur + Tarif ou formule, puis choisir Formule d'adhésion
Pour modifier cette formule, cliquer sur la roue crantée.
- Début de l’adhésion : 01/09 de l’année en cours
- Fin de l’adhésion : 31/09 de l’année suivante (pour que les adhésions soient valables lors de l’AG suivante).
3. Formulaire
La partie formulaire permet aux parents de renseigner la fiche de leur enfant.
Si la fiche a été déjà renseignée l’année précédente, elle ne s’affichera malheureusement pas lors d’une nouvelle adhésion. Il convient donc de demander aux parents ayant inscrit leur enfant l’an passé de bien vérifier le profil de leur enfant sur EEF-Online (voir remarque en jaune dans la description du formulaire d'adhésion).
Exemple de configuration du formulaire
Pour le formulaire dédié au responsable, il faut rendre ces éléments obligatoires
4. Paiement et confirmation
Cette section permet de pouvoir choisir le mode de paiement que vous autorisez.
Pour le paiement par virement ou chèque ANCV, il faut cocher « Autre ».
Dans le champ de texte en dessous, préciser les informations nécessaires au paiement, par exemple l’ordre à écrire pour les chèques ou le moment pour remettre les espèces.
5. Publication
Cette section permet d’intégrer automatiquement le formulaire d’adhésion sur la page du site internet de ton groupe local. Elle permet aussi d’avoir un lien à envoyer par mail aux parents (les 2 sont possibles).
Coche bien « Ouvert à tous », sinon des nouveaux ne pourront pas s’inscrire et créer leur compte.
Ici, les dates correspondent aux dates du formulaire, c’est-à-dire les dates pendant lesquelles il sera possible de s’inscrire en ligne. Afin de permettre les élections des parents représentants et la gestion administrative au niveau national, la date de fin doit être au maximum le 31 décembre.
Terminer la configuration
N'oublie pas d'enregistrer ! Si le statut (en haut de la page) est sur Brouillon, la campagne ne sera pas publiée.
Tu peux archiver l'ancien formulaire, pour que tout soit bien rangé. Il sera toujours possible d'y accéder dans la liste des formulaires en cliquant sur + de filtres.
