Tutos EEF-Online

Utiliser EEF-Online, notre plateforme de gestion des membres gérée par Assoconnect

Mettre à jour son propre profil sur EEF-Online (pour les membres)

  1. Connecte-toi sur ton compte sur eef-online.eclaireurs-evangeliques.fr. En cas de mot de passe oublié, ne pas hésiter à cliquer sur mot de passe perdu depuis l'écran de connexion.
  2. Clique sur Mon compte en haut à droite de l'écran

    image.png

  3. Cliquer sur Mettre à jour le profil

    image.png

  4. Valider son mot de passe s’il est demandé
  5. Mettre à jour toutes les informations du profil, surtout la partie Informations générales de l’adhérent. Les champs Unité et Qualité définissent une partie des mails envoyés !

    image.png

  6. Cliquer en bas de la page sur Mettre à jour le profil pour valider.

Mettre à jour, archiver et restaurer les profils (admin EEF-Online)

Pour mettre à jour son propre profil pour un membre, la procédure est disponible ici.

Le national utilise maintenant au maximum l’emailing au travers d’EEF-Online pour faire la communication. Les listes de mails (Électeurs, CG et Directeurs, Chefs d’unités, Responsables, …) sont mises à jour automatiquement à partir des informations remplies dans les profils des personnes sur EEF-Online.

Il est donc très important de les mettre à jour à chaque changement de rôle pour que chacun reçoive les mails qui lui sont destinés, et aussi pour limiter le coût de l’abonnement à Assoconnect payé par les EEF (environ 1,20€ / personne / an).

Cette vérification est à faire au moins une fois par an.

Comme d’habitude, en cas de souci, tu peux nous contacter par mail à support-informatique@eclaireurs-evangeliques.fr.

Mettre à jour le profil d'un membre de son groupe local

  1. Dans Communauté > Contacts, utiliser le champ de recherche pour trouver le membre à mettre à jour, et cliquer sur l’œil en bout de ligne.
    image.png
  2. Cliquer sur Profil, puis sur Mettre à jour le profil
    image.png
  3. Confirmer son mot de passe s’il est demandé
  4. Remplir les informations nécessaires. Porter une attention particulière aux champs qui se terminent par « (admin) » dans la catégorie Informations générales de l’adhérent. Ces champs sont modifiables uniquement par les administrateurs, et pas par l’adhérent lui-même. Prendre le temps de vérifier « Fonction(s) dans le groupe local » et « Unité », ces rôles pouvant changer d’une année à l’autre.
    image.png
  5. Cliquer enfin sur Mettre à jour le profil pour enregistrer les changements.

Mettre à jour plusieurs profils d'un coup

Pour mettre à jour plusieurs profils d'un coup sans être obligé(e) de faire une fiche par une fiche, vous pouvez 

  1. Télécharger un export sous forme tableur de vos membres
  2. Modifier cet export dans Excel / LibreOffice Calc sur votre ordinateur (permet de modifier plusieurs cases en même temps, et de copier-coller d'une ligne à l'autre
  3. Importer à nouveau la base des membres mises à jour

Ce tutoriel Assoconnect indique comment réaliser cette manipulation pas-à-pas : Effectuer un import pour mettre à jour sa base de contacts – Centre d'Aide (assoconnect.com)

Vérifier rapidement les rôles de chaque personne de son groupe local

  1. Se rendre dans Communauté > Contacts.
  2. Sélectionner les informations à afficher en survolant la petite icône bleue en forme de colonnes. Les champs intéressants à vérifier sont : Prénom, Nom, Groupe local, Unité, Qualité, Fonctions dans le groupe local (admin).

image.png

  1. Il est maintenant très facile de vérifier d’un coup d’œil les informations de chacun et de repérer lesquelles doivent être mises à jour !

Archiver les anciens contacts du groupe

Pour commencer, quels contacts pouvons-nous archiver ?

Si besoin de restaurer un membre archivé par erreur ou parce que la personne devient à nouveau 
donateur ou actif dans le groupe, vous pouvez restaurer le contact avec la procédure de la section suivante.

  1. Se rendre dans Communauté > Contacts

    image.png

  2. Pour simplifier une éventuelle restauration en masse, on utilisera le champ « Identifiant (admin) » du profil. En accédant à la fiche de profil via l’œil à la droite de la liste, on peut modifier cet identifiant. Il faut donc rajouter l’identifiant à chaque personne.
    Nous proposons, pour rester cohérent, le sigle du groupe local (2 lettres) suivi d’un tiret, puis d’un texte à choisir par le groupe. Par exemple :
    - EX-don-2020 (donateurs des Explorateurs archivés en 2020)
    - ES-pause-2020 (personnes d’Espérance archivées à cause de la pause du groupe en 2020).
    Si plus tard vous voulez restaurer toutes les personnes avec un identifiant identique, il suffit d’envoyer cet identifiant au support informatique que les restaurera en bloc pour vous. Pour s’en souvenir au moment donné, il est utile de se créer un fichier pour noter les identifiants que l’on a ainsi créés et les personnes qui les ont reçus avant d’être archivées

    image.png

  3. Sélectionner les membres à archiver, puis cliquer sur + d’options pour faire apparaître les  options supplémentaires. Attention : pour un membre qui a quitté votre groupe mais qui est toujours investi ailleurs dans le mouvement, il ne faut pas cliquer sur Archiver mais sur le bouton Retirer du groupe.image.png

  4. Cliquer sur Valider pour terminer l'archivage.

Restaurer un contact archivé

Un membre revient après une période d'inactivité ? Vous pouvez restaurer son contact EEF-Online en suivant cette procédure :

  1. Aller dans Communauté > Paramétrage, en bas de l'onglet Options avancées.

    image.png

  2. Sélectionner le ou les contacts à restaurer dans la liste, et cliquer sur Restaurer les contacts sélectionnés. Si le contact n'apparaît pas dans la liste, c'est qu'il n'était pas enregistré dans votre groupe local avant son archivage. Dans ce cas, contacter le support-informatique EEF pour le restaurer.

    image.png

  3. Les contacts restaurés devraient apparaître dans votre liste de contacts d'ici quelques minutes.

Gérer les doublons

Un de tes contacts est enregistré en double ? Pas de panique, deux solutions s'offrent à toi :

Pour fusionner, la procédure est la suivante :

  1. Aller dans Communauté > Paramétrage, puis dans l'onglet Options avancées

    image.png

  2. Chercher les deux profils de la personne concernée dans les deux boîtes. Si une information est présente dans les deux profils (par exemple le nom est enregistré dans les deux fiches), alors l'information de la fiche 1 sera conservée. Il faut donc bien choisir l'ordre pour la fusion.

    image.png

  3. Cliquer sur Fusionner. La fusion sera terminée en quelques minutes. Ne pas hésiter à vérifier les résultats dans son profil accessible depuis Communauté > Contacts. C'est tout bon, bravo !

Enregistrer / corriger une adhésion pour plusieurs membres en même temps

La meilleure manière de gérer les adhésions est via un formulaire d'adhésion, que les parents peuvent remplir eux-mêmes, et payer en ligne par la même occasion.
Cette procédure ne devrait servir que pour des ajouts manuels à la marge ou des corrections, par exemple si les dates de ton formulaire d'adhésion n'étaient pas bonnes.

Corriger une adhésion membre par membre

  1. Dans Communauté > Contact, identifier le contact pour lequel l'adhésion est mal renseignée, et cliquer sur l'œil pour accéder aux détails.

    image.png


  2. Depuis l'onglet Adhésions, cliquer sur la mauvaise adhésion, et modifier la transaction

    image.png

  3. Cliquer sur Modifier  pour modifier chaque vente

    image.png

  4. Corriger les dates d'adhésion et cliquer sur Enregistrer.
    image.png

  5. Pour vérifier ton résultat, tu peux te rendre sur le profil d'un des contacts mis à jour en cliquant sur le petit œil, puis en allant dans l'onglet Adhésions. On voit dans le premier cadre que l'adhésion a bien été ajoutée, et dans le deuxième qu'elle couvre en effet correctement septembre de l'année prochaine.

    image.png

Ajout groupé sur plusieurs membres

  1. Dans Communauté > Contacts, sélectionner les contacts pour lesquels tu veux ajouter les adhésions. Tu peux utiliser les filtres en haut du tableau (2) pour trier tes contacts pour et simplifier la sélection.
  2. Cliquer sur Plus d'options.

    image.png

  3. Sélectionner Ajouter en tant qu'adhérent, puis renseigner les dates pour l'adhésion, et cliquer sur Valider.

    image.png

  4. Pour vérifier ton résultat, tu peux te rendre sur le profil d'un des contacts mis à jour en cliquant sur le petit œil, puis en allant dans l'onglet Adhésions. On voit dans le premier cadre que l'adhésion a bien été ajoutée (depuis la page contacts, c'est à dire manuellement), et dans le deuxième qu'elle couvre en effet correctement septembre de l'année prochaine.

    image.png



Créer un formulaire d'adhésion pour son groupe local

L’objectif de ce document est de configurer un nouveau formulaire d’adhésion pour les EEF.
Une aide plus générale est disponible sur le site de l’éditeur Assoconnect.

En cas de question, n’hésite pas à contacter support-informatique@eclaireurs-evangeliques.fr.

Création d'un nouveau formulaire d'adhésion

Dans Formulaires > Adhésions, l'ensemble des formulaires actuellement publiés sont visibles.

image.png

Configuration du formulaire

1. Informations générales

image.pngC'est ici qu'il faut configurer le nom du formulaire. Il est conseillé d'avoir 4 formulaires différents :

Il est important d'ajouter en pièce jointe à télécharger :

Proposition pour la description du formulaire

Pour le contenu de la description, tu peux copier-coller les textes ci-dessous et personnaliser la description (il est conseillé de conserver telle quelle la partie droit à l'image).

Proposition pour la description du formulaire

En remplissant cette inscription, j'autorise, en tant que responsable légal, mon enfant

  • À participer à toutes les activités des EEF
  • À pratiquer des activités en autonomie, selon les directives de Jeunesse et Sport

Je fournis sur papier la fiche sanitaire de liaison (à télécharger ci-dessous) et une photocopie des vaccinations à jour.

L'inscription comprend [... partie à compléter en fonction du groupe local ...].

Mon enfant s'engage à participer régulièrement à ces activités.

Pour les enfants qui sont déjà inscrits sur EEF-Online, veuillez d'abord appuyer sur Se connecter puis sur Mon Compte. Ensuite, vérifier et si nécessaire, actualiser les données personnelles (cliquer pour voir comment faire). Puis revenir sur cette page par le bouton Retour ← du navigateur, et puis commencer l'adhésion avec le bouton J'adhère.

Pour le règlement, merci de privilégier le paiement en ligne, c'est bien moins de travail pour nous. Acceptation de chèques-vacances et de règlement échelonné sur plusieurs fois par chèques datés. Pour des paiements par virement, merci de télécharger le RIB ci-dessous.

Détails du droit à l'image (qui sera à cocher dans le formulaire)

J'autorise l'association des Éclaireurs Évangéliques de France à utiliser les photos et vidéos où j'apparais / où mon enfant apparaît pendant les activités, et à les utiliser même après avoir quitté l'association. Ces images pourront être utilisées par les EEF :

  • Pour partager les souvenirs des sorties à l'année et des camps auprès des familles et membres des groupes
  • Pour nos réseaux sociaux (Facebook, Instagram, YouTube, ...)
  • Comme support communicationnel (site Internet, plaquettes, affiches, relations presse, diaporamas, brochures EEF ainsi que toute publication de l'association)

Les EEF s'engagent à utiliser avec éthique et respect les photos et vidéos de camps/activités, dans le cadre du scoutisme, où des jeunes peuvent apparaître. Nous sommes à l'écoute de toute remarque ou demande sur l'utilisation des images par les EEF à l'adresse communication@eclaireurs-evangeliques.fr.

Les informations recueillies sont nécessaires pour le fonctionnement de l'association. Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des données vous concernant. Pour l'exercer, merci d'adresser un message à secretariat@eclaireurs-evangeliques.fr.

Détail du droit à l'image

La description du formulaire est aussi le bon endroit pour détailler ce que comprendre le droit à l'image aux EEF.

Détail du droit à l'image (à ajouter à la fin de la description de l'adhésion)

Détails du droit à l'image (qui sera à cocher dans le formulaire)

J'autorise l'association des Éclaireurs Évangéliques de France à utiliser les photos et vidéos où j'apparais / où mon enfant apparaît pendant les activités, et à les utiliser même après avoir quitté l'association. Ces images pourront être utilisées par les EEF :

  • Pour partager les souvenirs des sorties à l'année et des camps auprès des familles et membres des groupes
  • Pour nos réseaux sociaux (Facebook, Instagram, YouTube, ...)
  • Comme support communicationnel (site Internet, plaquettes, affiches, relations presse, diaporamas, brochures EEF ainsi que toute publication de l'association)

Les EEF s'engagent à utiliser avec éthique et respect les photos et vidéos de camps/activités, dans le cadre du scoutisme, où des jeunes peuvent apparaître. Nous sommes à l'écoute de toute remarque ou demande sur l'utilisation des images par les EEF à l'adresse communication@eclaireurs-evangeliques.fr.

2. Tarifs et formules d'adhésions

On y trouve plusieurs groupes, pour :

Pour les autorisations, il faut rajouter des prestations optionnelles gratuites. Au minimum : 

  1. En cas d’urgence, j’autorise le responsable de l’Accueil Collectif de Mineurs à prendre toutes mesures rendues nécessaires par l’état de mon enfant
  2. J'ai pris connaissance du Projet Éducatif et du Projet Pédagogique
  3. J'autorise mon enfant à être transporté dans les voitures des responsables
  4. Compagnie à laquelle j’ai souscrit une assurance RC extrascolaire pour mon enfant

image.png

Ajouter un tarif ou une formule d'adhésion

Pour ajouter une formulaire d'adhésion, cliquer sur + Tarif ou formule, puis choisir Formule d'adhésion

image.pngPour modifier cette formule, cliquer sur la roue crantée.

image.png

3. Formulaire

La partie formulaire permet aux parents de renseigner la fiche de leur enfant.  

Si la fiche a été déjà renseignée l’année précédente, elle ne s’affichera malheureusement pas lors d’une nouvelle adhésion. Il convient donc de demander aux parents ayant inscrit leur enfant l’an passé de bien vérifier le profil de leur enfant sur EEF-Online (voir remarque en jaune dans la description du formulaire d'adhésion). 

Exemple de configuration du formulaire

image.png

image.png

Pour le formulaire dédié au responsable, il faut rendre ces éléments obligatoiresimage.png


4. Paiement et confirmation

Cette section permet de pouvoir choisir le mode de paiement que vous autorisez.

Pour le paiement par virement ou chèque ANCV, il faut cocher « Autre ». 

Dans le champ de texte en dessous, préciser les informations nécessaires au paiement, par exemple l’ordre à écrire pour les chèques ou le moment pour remettre les espèces. 

image.png

5. Publication

Cette section permet d’intégrer automatiquement le formulaire d’adhésion sur la page du site internet de ton groupe local. Elle permet aussi d’avoir un lien à envoyer par mail aux parents (les 2 sont possibles). 

Coche bien « Ouvert à tous », sinon des nouveaux ne pourront pas s’inscrire et créer leur compte.

Ici, les dates correspondent aux dates du formulaire, c’est-à-dire les dates pendant lesquelles il sera possible de s’inscrire en ligne.  Afin de permettre les élections des parents représentants et la participation à l'Assemblée Générale, la date de fin doit être au maximum le 31 décembre. 

image.png

Terminer la configuration

N'oublie pas d'enregistrer ! Si le statut (en haut de la page) est sur Brouillon, la campagne ne sera pas publiée.

image.png

Tu peux archiver l'ancien formulaire, pour que tout soit bien rangé. Il sera toujours possible d'y accéder dans la liste des formulaires en cliquant sur + de filtres.

image.png


Guide pour la compta dans EEF-Online

Pour le moment, cette fiche est disponible ici : https://assoeef.sharepoint.com/:b:/g/ERaLt-QtkRBEhl88mnRXI8ABK8F-4D0pDcVzCZp2Ah9w-A?e=I7rMb1

 

Récupérer l'argent de son compte en ligne

Pour récupérer son argent récolté sur le compte en ligne EEF-Online, après des adhésions, des inscriptions à un évènement ou une campagne de don en ligne : vous pouvez consulter ce tutoriel d'Assoconnect : https://help.assoconnect.com/hc/fr/articles/11846701220114.